Hinweise zur Datenverarbeitung durch den Zentralen IT-Betrieb Niedersächsische Justiz (ZIB)

Mit den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Zentralen IT-Betrieb Niedersächsische Justiz (ZIB) und über Ihre Rechte nach Art. 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

IT-Betriebsleiter

Mühlenstraße 5, 26122 Oldenburg

Telefon: 0441 220-0

E-Mail: ZIB-Poststelle@justiz.niedersachsen.de

2. Welche Daten werden verarbeitet

Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, die dem ZIB im Rahmen seiner Tätigkeit von Ihnen oder Dritten mitgeteilt werden oder die der ZIB im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und zur Erfüllung seiner Aufgaben selbst oder durch einen Beauftragten erlangt.

Beispielsweise verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (allgemeine Personenangaben) zur Identifikation (zum Beispiel: Ihr Name, Ihr Vorname, Ihr Geburtsdatum, Ihr Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit)
• Kontaktdaten (zum Beispiel: Ihre postalische Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefon-/Fax-/Mobiltelefon-Nummer)
• Legitimationsdaten (zum Beispiel: Ihre Ausweisdaten)
• Dokumentationsdaten (zum Beispiel: Logdaten, Ihre Kennung)

Sofern dies zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs/Verfahrens zulässig und notwendig ist, können darüber hinaus beispielweise auch folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Angaben zu familiären und sonstigen Beziehungen (zum Beispiel: Ihr Familienstand, Ihre Verwandtschaftsverhältnisse, Ihre Beschäftigungsverhältnisse, Ihre Krankenversicherung)
• Beurteilungs- und Leistungsdaten (zum Beispiel: Ihre Schul- und Arbeitszeugnisse, Ihr beruflicher Werdegang, Ihre Beurteilungen)
• sämtliche Daten, die Ihr Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnis betreffen (zum Beispiel Datum und Ergebnis von Laufbahnprüfungen, Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen, Umfang der Beschäftigung, Beförderungen, Höhergruppierungen, Dienstalter, Beschäftigungszeit, Zeiten von Beurlaubungen usw.)
• Bank- und Finanzdaten (zum Beispiel: Ihre Bankverbindung, Ihre finanzielle Situation)
• Angaben zu physischen Merkmalen (zum Beispiel: Ihr Geschlecht)
• Biometrische Daten (zum Beispiel: Bildaufnahmen Ihrer Person im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens / der Personalaktenführung oder im Rahmen einer Videoüberwachung)
• Gesundheitsdaten (zum Beispiel: Ihre Erkrankungen, Ihr gesundheitlicher Zustand, Ihre Krankmeldungen)
• Angaben zu religiösen, weltanschaulichen oder sonstigen Überzeugungen (zum Beispiel: Ihre Religionszugehörigkeit, Ihre Äußerungen, Einstellungen, Meinungen und Wünsche)
• Daten über von Ihnen absolvierte Fortbildungen

3. Zweck der Verarbeitung

Für die Abwicklung der jeweiligen hiesigen Verwaltungsvorgänge, eines Vertragsverhältnisses oder einer Bewerbung, insbesondere des Schriftverkehrs (Brief, Fax, E-Mail etc.) mit Ihnen, der Durchführung eines Auftrags- / Vertragsverhältnisses, der Terminplanung, zum Zweck der Dokumentation und der weiteren Verwendung zur Sicherung einer einheitlichen Verwaltungstätigkeit, zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, werden die personenbezogenen Daten, unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen, u. a. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) verarbeitet.

4. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 3 NDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), b), c), e) und f) DSGVO, bei Personal- und Beschäftigtendaten zusätzlich Art. 88 DSGVO und § 88 Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG).

Soweit Sie die Daten eigenständig, etwa im Zusammenhang mit einem Antrag, einem Schreiben bzw. einer E-Mail oder einer Bewerbung, mitgeteilt haben, haben Sie in die Verarbeitung eingewilligt, und die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung ist auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungen, die dem ZIB gegenüber vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst ab dem Zeitpunkt des Eingangs beim ZIB für die Zukunft.

Im Übrigen ist die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen, denen der ZIB unterliegt, zur Wahrnehmung derjenigen Aufgaben, die im öffentlichen Interesse erfüllt werden, zur Abwicklung eines Vertrages oder zur Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens erforderlich.

Soweit erforderlich, werden die Daten über die eigentliche Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen, zur Prüfung und Optimierung unserer Verfahren und zur Personalentwicklung verarbeitet. Dazu werden Ihre Daten zum Teil auch automatisch ausgewertet, mit dem Ziel bestimmte Aspekte zu bewerten (Profiling). Darüber hinaus kann die Verarbeitung der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Betriebs oder der Verhinderung von Straftaten, ggf. auch zur Wahrung des Hausrechts und der Gebäude- und Anlagensicherheit dienen.

Für Mitarbeiter des ZIB erfolgt die Zeiterfassung nach Maßgabe der bestehenden Dienstvereinbarung; gleiches gilt für die erlaubte Überwachung der Internetnutzung. Gesundheitsdaten können nur unter besonderen Voraussetzungen verarbeitet werden (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h) DSGVO) und unterliegen einem besonderen Schutz.

5. Zugriff auf Ihre Daten

Innerhalb des ZIB können nur diejenigen Personen auf Ihre Daten zugreifen, die diese zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten verarbeiten, wenn diese das Dienstgeheimnis und die datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Dies sind im Wesentlichen die Auftragnehmer im Rahmen der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes sowie die auf gesetzlicher Grundlage am Verfahren zu beteiligenden Behörden und Stellen.

Die Beschäftigten des ZIB sind zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Tatsachen und Wertungen gesetzlich verpflichtet. Die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des ZIB setzt eine gesetzliche Verpflichtung (z. B. Beteiligung der personalführenden Stelle, Beschäftigtenvertretung, etc.) oder Ihre Einwilligung – etwa im Rahmen einer Bewerbung – voraus. Die von uns beauftragten Dritten sind gleichermaßen verpflichtet, das Dienstgeheimnis zu wahren und die Vorgaben der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, NDSG etc.) zu wahren.

Die Personaldaten der Beschäftigten des ZIB werden im Übrigen in eigener Verantwortung von den jeweiligen personalführenden Stellen (Oberlandesgericht Celle, Oberlandesgericht Oldenburg, Niedersächsisches Oberverwaltungsgericht, Generalstaatsanwaltschaft Celle, Justizvollzugsanstalt Celle) verarbeitet.

6. Übermittlung von Daten

Eine Übermittlung von Daten findet nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmung oder aufgrund Ihrer Einwilligung statt. Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens können Ihre Daten an die jeweilige personalführende Stelle (Oberlandesgericht Celle, Oberlandesgericht Oldenburg, Niedersächsisches Oberverwaltungsgericht, Generalstaatsanwaltschaft Celle, Justizvollzugsanstalt Celle) oder eine Beschäftigtenvertretung (örtlicher Personalrat, Hauptpersonalrat, örtliche Gleichstellungsbeauftragte, Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen des nichtrichterlichen Dienstes) zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Ihre Daten werden ggfs. an die mit der Verwaltung der dienstlichen EDV befassten Personen und Stellen weitergegeben.

7. Übermittlung von Daten an ein Drittland

Eine Datenübermittlung an Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) oder eine internationale Organisation erfolgt nur, soweit Sie eingewilligt haben oder im Rahmen einer gesetzlich erlaubten Rechtshilfe.

8. Dauer der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie es für die Erfüllung der jeweiligen hoheitlichen Aufgaben und gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Sind die Daten für die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben und Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen regelmäßig gelöscht, soweit die Speicherung einzelner Daten nicht nach Maßgabe gesetzlicher Vorschriften zu archivieren oder aus anderen gesetzlichen – etwa wissenschaftlichen – Gründen aufzubewahren sind oder zur Beweissicherung der Sicherstellung einer einheitlichen Entscheidungsfindung oder der Bearbeitung künftiger Verfahren dienen.

9. Datenschutzbeauftragter

Soweit personenbezogene Daten der Beschäftigten des ZIB betroffen sind, ist zuständiger Datenschutzbeauftragter der / die jeweilige behördliche Datenschutzbeauftragte der jeweils zuständigen personalführenden Stelle:

Oberlandesgericht Oldenburg

Richard-Wagner-Platz 1

26135 Oldenburg

Telefon: 0441 220-1303

E-Mail: OLGOL-Datenschutzbeauftragter@justiz.niedersachsen.de:

Oberlandesgericht Celle

Schlossplatz 2

29221 Celle

Telefon: 05141 206-324

E-Mail: OLGCE-Datenschutzbeauftragter@justiz.niedersachsen.de

Niedersächsisches Oberverwaltungsgericht

Uelzener Straße 40

21335 Lüneburg

Telefon: 04131 718-0

E-Mail: OVGLG-Datenschutzbeauftragte@justiz.niedersachsen.de

Generalstaatsanwaltschaft Celle

Schloßplatz 2, 29221 Celle

Telefon: 05141 206-722

E-Mail: GSTCE-Datenschutzbeauftragte@justiz.niedersachsen.de

Justizvollzugsanstalt Celle

Trift 14

29221 Celle

Telefon: 05141 911-0

E-Mail: JVCE-Datenschutzbeauftragter@justiz.niedersachsen.de

Soweit personenbezogene Daten Dritter betroffen sind, ist zuständiger Datenschutzbeauftragter der / die behördliche Datenschutzbeauftragte des

Niedersächsisches Justizministerium

Am Waterlooplatz 1

30169 Hannover

Telefon: 0511 120-0

E-Mail: Datenschutzbeauftragter@mj.niedersachsen.de.

Im Übrigen ist Ihr Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der

Informationssicherheitsmanager des ZIB

Schloßplatz 2, 29221 Celle,

Telefon: 05141 206-0

E-Mail: ZIB-Poststelle@justiz.niedersachsen.de.

10. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht

• gemäß Art. 15 DSGVO, § 51 NDSG Auskunft über die vom ZIB verarbeiteten sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 – 18 DSGVO, § 52 NDSG die Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen oder der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Hinweis: Beim Löschungsrecht ergeben sich Einschränkungen, soweit die Verarbeitung der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben dient (Art. 17 Abs. 3 DSGVO, § 51 NDSG). Im Übrigen können sich Einschränkungen der vorbezeichneten Rechte aus den im Einklang mit der DSGVO erlassenen Verfahrensvorschriften ergeben.

• gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz zu beschweren, gemäß § 55 NDSG die Landesbeauftragte für den Datenschutz anzurufen.

11. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen erreichen Sie unter:

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: 0511 120-4500

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.